Sistema de Gestão Acadêmica

O Escola1.ADM é o mais moderno sistema disponível no mercado nacional para Gestão Acadêmica e Administrativa de redes ou grupos constituídos por diversas instituições de ensino ou unidades geograficamente dispersas.

É totalmente operado pela Internet, através de um navegador comum, e comercializado em modelo de Software como Serviço (SaaS), possuindo recursos de segurança avançados que permitem uma operação com alta confiabilidade e custo reduzido.

O Sistema controla os principais processos e departamentos de uma Instituição de Ensino, através de um conjunto abrangente de Módulos integrados e parametrizáveis.

Estas características permitem a criação de Soluções de Gestão, personalizadas, seguras e flexíveis para quaisquer tipos ou modalidades de Instituição de Ensino.

Como Funciona

A Plataforma ESCOLA1 é fornecida em modelo de Software Como Serviço (Software as a Service - SaaS), que é a modalidade de Computação em Nuvem (Cloud Computing) na qual o software é fornecido juntamente com os serviços de hospedagem (em Datacenter), suporte e manutenção, o que garante sua utilização contínua, segura e simplificada através da Internet.

A vantagem mais significativa do Software Como Serviço (SaaS) reside no fato de ser um recurso de negócio completamente escalável e que não requer grandes gastos de capital em um dado momento, pois é feito através de uma assinatura mensal (ou anual), que é proporcional à quantidade de usuários e módulos do sistema escolhidos pelo cliente.

Por exemplo, se a quantidade de alunos ou cursos de uma instituição aumentar de forma significativa, será muito fácil adicionar novas licenças de uso (tipo assinatura) para os usuários. A instituição poderá também optar pela implantação gradual de uma Solução, através da adição de Módulos Opcionais de sistema, visando atender às demandas de outros departamentos ou de novos modelos de negócio.

Tudo isso sem qualquer preocupação com a compra de licenças de software básico, equipamentos (hardware), redes, ou com a contratação de técnicos para gerir esse aumento das necessidades. Os serviços de hospedagem dos dados, manutenção de software, e suporte ao usuário estão incluídos no valor da Licença. Ou seja, você só paga o que utiliza, sem desperdícios!

Conheça os benefícios do "Software como Serviço"

Recursos Disponíveis

Controle de Almoxarifado

Este módulo efetua todas as tarefas necessárias ao controle do estoque de bens de consumo, material de papelaria e demais itens presentes no almoxarifado de uma Instituição de Ensino. Permite realizar a categorização dos itens (Ex.: material de papelaria, uniformes, consumo, etc.), controlar a entrada e saída do material, e avaliar o consumo e o custo dos itens estocados.

A Instituição pode ser segmentada em diversos Centros de Custo, para avaliação e controle do consumo e dos gastos por departamento ou nível de ensino, por exemplo. Emite relatório de itens abaixo do nível mínimo, posição e custo do estoque, ficha Kardex, além de diversos outros relatórios gerenciais e estatísticos.

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Controle de Patrimônio

Este Módulo faz o gerenciamento dos bens patrimoniais de uma rede ou grupo de escolas, permitindo o cadastro e controle dos tipos e categorias de bens, sua localização e transferências entre estabelecimentos.

Possui ficha de cadastro e documentação completa do bem, podendo gerar a numeração e etiqueta de forma automática. Permite realizar pesquisas e emitir diversos relatórios de avaliação, tipo e localização, permitindo um controle eficaz do patrimônio da Instituição.

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Controle da Segurança

O Módulo de Segurança e Perfis de Acesso permite cadastrar diversos perfis de usuário, com permissões de acesso diferenciadas para cada uma das opções de Menu dos módulos da Plataforma Escola1.

As permissões podem ser configuradas de maneira a permitir que um determinado perfil possa incluir, alterar, excluir ou consultar um determinado tipo de registro no Módulo. É possível também configurar a "visibilidade" de um determinado perfil, dentro da estrutura organizacional, por exemplo: para todas as unidades escolares de rede, apenas uma das unidades, ou para algumas unidades escolhidas.

Dentro deste módulo é feito também o gerenciamento dos logins e senhas de usuários.

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Configuração do Sistema

Através deste Módulo é possível montar e configurar toda a estrutura organizacional da Rede de Ensino, como, por exemplo: as coordenadorias, regionais, ou grupamentos de unidades escolares; as unidades escolares, os departamentos, setores e níveis dentro das unidades, ou quaisquer grupamentos ou centros de custo dentro da organização.

Nele são configurados também os parâmetros de funcionamento e tabelas básicas que são utilizadas em diversos módulos do sistema.

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Coordenação de Ensino

Módulo utilizado pelos coordenadores e responsáveis pelo planejamento do ensino da instituição. Permite cadastrar os níveis de ensino, modalidades, segmentos e áreas dos cursos ministrados.

Através dele é realizada também a montagem das grades curriculares, e criados os critérios de avaliação e aprovação para cada um dos tipos de curso disponibilizados pela instituição.

Emite relatórios gerenciais que permitem aos coordenadores extrair diversos indicadores de desempenho acadêmico de alunos e professores, por quaisquer dos níveis da estrutura organizacional, visando à tomada de decisões de cunho pedagógico e o aprimoramento da qualidade do ensino.

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Gestão de Secretaria

Gerencia todos os processos da secretaria acadêmica da instituição de ensino, tais como: Abertura do período letivo, montagem das turmas, cadastramento, matrícula e enturmação dos alunos, controle dos responsáveis pedagógicos e financeiros, entre outros.

Permite o lançamento de notas e freqüência pela secretaria ou pelo próprio professor, com a utilização de notas parciais. Realiza a verificação da aprovação por quaisquer critérios de notas, freqüência ou conceito.

Gerencia e emite o histórico escolar controlando formação, isenções, ou pré-requisitos. Emite todos os relatórios utilizados na secretaria, incluindo: Boletins, históricos, atas de notas, diários de classe, etiquetas, mapas de notas, certificados, e diversos outros relatórios estatísticos e educacionais.

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Secretaria - Cursos Livres

Similar ao Módulo de Secretaria, este módulo permite a montagem e o gerenciamento dos cursos livres e de extensão, de maneira ágil e eficiente. Simplifica o processo de matrícula e controle deste tipo de curso, ao eliminar tarefas burocráticas que são necessárias ao gerenciamento de um curso regular seriado.

Integrado de forma transparente ao Módulo de Tesouraria, permite o gerenciamento, no caso de cursos pagos, da emissão e impressão dos boletos de cobrança, e gerenciamento da inadimplência.

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Loja Virtual

Permitir a divulgação, apresentação e compra, por parte dos alunos e através da Internet, de uma gama de cursos e serviços oferecidos pela Instituição de Ensino.

Utilizando a loja virtual a Instituição pode transformar seus cursos em produtos que podem ser comercializados pela Internet.

A loja pode ser disponibilizada na área aberta do Site institucional ou na área restrita (após login e senha). E permite criar processos customizáveis para compra de cursos tanto por alunos novos (que nunca foram clientes da instituição), quanto para compras recorrentes (alunos já cadastrados na instituição)

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Censo Escolar

O Módulo do Censo Escolar que permite a consolidação e geração das informações necessárias para o envio dos dados ao Censo Escolar (Educacenso), realizado anualmente pelo MEC/INEP.

Este Módulo utiliza as informações existentes no Sistema Escola1.ADM, referentes às matrículas, turmas, disciplinas, alunos, professores e infraestrutura da Instituição; para gerar os arquivos em formato XML são enviados ao Educacenso, no layout aprovado pelo INEP.

A utilização do Módulo do Censo Escolar praticamente elimina a necessidade de digitação das informações do Censo, evitando o desperdício de tempo dos funcionários e reduzindo custos.

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Mala Direta no Word

Este Módulo permite a criação de modelos (no Word da Microsoft) para cartas ou documentos padronizados que são utilizados na Instituição de Ensino, nos quais podem ser inseridos campos da base de dados de alguns dos Módulos do Escola1.

Quando o usuário solicita a impressão, o sistema insere a informação do banco de dados (Ex.: nome do aluno, endereço, matrícula, etc.) nas marcações correspondentes no documento, de forma semelhante ao recurso de Mala Direta do Word.

Desta forma, quaisquer documentos elaborados ou com layout complexo, como por exemplo: certificados de conclusão, contratos, cartas personalizadas, etc.; podem ser criados e editados sem a necessidade conhecimentos de informática, o que confere grande autonomia e agilidade aos usuários do sistema.

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Correção de Provas

Permite o cadastramento de gabaritos de provas e simulados com questões de multipla escolha. O sistema imprime os cartões de resposta padronizados, que posteriormente serão lidos por uma Leitora Ótica de Marcas (OMR).

O Sistema compara as respostas do aluno ao gabarito, totalizando a quantidade de acertos, calculando sua pontuação podendo exportar os resultados para o Módulo de Secretaria (no caso de uma prova regular), ou para o Módulo de Processo Seletivo (no caso de exame vestibular).

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Gestão de Tesouraria

Controle total da Tesouraria da Escola. Gerencia tabelas de preços, formas de pagamento, política de descontos, bolsas, emissão de boletos bancários, pagamentos e inadimplência.

Permite a criação de processos de renegociação de pagamentos em atraso. Possui integração com sistemas bancários, para permitir o envio e recebimento arquivos remessa e retorno.

Permite a criação de itens de cobrança individual (itens opcionais), entre diversos outros recursos.

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Controle de Acesso

Módulo que instalado localmente e conectado a uma catraca, roleta, dispositivo biométrico, ou leitora de Smart Card controla o acesso e gerencia os horários a entrada e saída de alunos na Instituição. As informações podem ser enviadas automaticamente para a Internet onde podem ser consultadas pelo Sistema Escola1.COM.

Através da comparação com o cadastro do horário escolar, as informações sobre a presença ou ausência dos alunos nas aulas podem ser consolidadas, permitindo a realização do controle de frequência de forma automatizada.

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Gestão Financeira

Importante ferramenta administrativa que permite o controle do fluxo de caixa e a avaliação de resultado econômico. Fornece uma a análise da Instituição sob a ótica empresarial, avaliando resultados por unidades de negócio e centros de custos.

Controla processos de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, contas correntes bancárias, emissão de cheques e avaliação das despesas e receitas por empresa, centro de custo e plano de contas financeiro. Pode ser integrado a sistemas contábeis fornecidos por terceiros para exportação/importação das transações, visando evitar a duplicação dos lançamentos.

Possui grande quantidade de relatórios, tais como: Fluxo de caixa, resultado no período, previsão x realizado, contas a receber, contas a pagar, transações liquidadas e em atraso; que podem ser segmentados por empresa, centro de custo, conta bancária e por período (data inicial e final).

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Nota Fiscal Eletrônica

O Módulo de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe), gera um arquivo em formato XML, de acordo com o padrão (layout) aprovado pelo município. Este arquivo contendo os RPS pode então ser enviado ao sistema de NFSe da Prefeitura, que fará a geração das NFSe.

Como os sistemas de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica não tem um Modelo Nacional Obrigatório, o formato do arquivo (layout) pode diferir de um município para o outro. Portanto, dependendo do local, o formato do arquivo de RPS necessitará ser ajustado para o modelo adotado pela Prefeitura.

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Gestão de Bibliotecas

O Módulo de Gestão de Bibliotecas permite controlar o acervo de títulos da Instituição, sendo totalmente integrado ao Módulo de Controle Acadêmico, o que permite a utilização do banco de alunos e professores da Instituição, como base do cadastro de usuários da biblioteca.

Cadastra todo acervo de livros, periódicos e monografias com etiquetas de código de barras, facilitando o gerenciamento dos empréstimos e devoluções dos mesmos. Possui tela de consulta em formato de ficha de catalogação padrão ABNT, que classifica os livros por assunto, autor, áreas do conhecimento, CDD, e outros critérios, auxiliando na pesquisa de títulos disponíveis.

Imprime etiquetas, fichas de catalogação, relações de livros, e diversos relatórios gerenciais e estatísticos a respeito do acervo, usuários, baixas do sistema, e dos empréstimos e devoluções de livros da biblioteca da Instituição.

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Controle de Processo Seletivo

O Módulo de Controle de Processo Seletivo gerencia todo o processo de avaliação e seleção de candidatos em concursos ou vestibulares. Tais procedimentos, em geral, estão sob a responsabilidade da Coordenação de Ensino da Instituição, sendo este departamento, portanto, um dos principais beneficiados com a implantação deste recurso.

Permite armazenar os dados relativos aos candidatos, resultados e demais dados coletados, em forma digitalizada, e com isso reduzir significativamente o tempo gasto na execução de tarefas burocráticas como impressão das relações de candidatos, cartões de prova, emissão das listas de classificados, ranqueamento e demais relatórios estatísticos ou analíticos.

Este módulo é integrado ao módulo de configuração da Estrutura da Rede e ao Módulo de Secretaria, visando o utilizar a estrutura hierárquica e departamental da Instituição, bem como ao Portal de Informações Escolares (Sistema Escola1.com), para permitir: Realizar matrículas pela Internet, importar informações dos alunos aprovados nos concursos, aplicar questionários pela Internet, entre outros procedimentos necessários ao processo seletivo.

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Controle de Protocolo

O Módulo de Controle de Protocolo visa gerenciar todo o Setor de Protocolo da Instituição, e está totalmente integrado ao Módulo de Controle da Estrutura da Rede e Módulo de Controle Acadêmico, visando o aproveitamento da estrutura hierárquica e departamental da Instituição.

Permite cadastrar diversos tipos de itens disponíveis (Documento/Serviço), determinar o funcionário padrão que atenderá as solicitações referentes àquele tipo de item, os meios de entrega (Balcão, Correio, Eletrônica, etc..), e os cursos da estrutura para os quais este item estaria disponível. Permite também que um funcionário delegue funções e responsabilidades dentro do setor por um determinado período.

Gerencia a tramitação das requisições feitas ao protocolo, bem como os encaminhamentos e mudanças na situação da solicitação, além de emitir diversos relatórios analíticos e gerenciais sobre as requisições e entregas efetuadas.

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Controle Disciplinar

Através deste módulo a coordenação escolar e o SOE (Serviço de Orientação Educacional) podem disponibilizar informações relacionadas ao descumprimento de normas de conduta, fraco desempenho acadêmico, penalizações, suspensões e recomendações para os pais, bem como elogios e premiações por bom comportamento e desempenho estudantil.

Devido à integrado com o recurso de Consulta de Ocorências Disciplinares, do Portal Escola.COM, este módulo permite que pais podem ficar atentos à todas as informações relativas ao comportamento e disciplina do seus filhos dentro e fora de sala de aula.

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Controle de Enfermaria

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Controle de Transporte Coletivo

Para municípios ou grupos de instituições particulares que possuem frotas próprias ou terceirizadas de ônibus ou micro-ônibus, como forma de garantir segurança e qualidade ao transporte dos estudantes, o Escola1 fornece um módulo que permite controlar os principais processos relacionados ao transporte escolar para alunos da educação fundamental.

Este módulo controla os processos e recursos relacionados ao transporte escolar, tais como frota de veículos, rotas e itinerários disponíveis, alunos por itinerário, entre outros.

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Controle de Recursos Físicos

Módulo que controla os recursos de apoio ao ensino da Instituição. Permite cadastrar recursos, tais como: Equipamentos áudiovisuais, auditórios, laboratórios, sala de videoconferência, entre outros.

Fornece ferramenta para a realização do controle de reservas e utilização de recursos compartilhados. Permite aos funcionários consultar a disponibilidades de recursos em uma determinada data/período.

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Acervo Acadêmico

Módulo específico de Software de GED, para gestão de documentos, manutenção e guarda de todo o Acervo Acadêmico da Instituição de Ensino. O Módulo está em conformidade com a PORTARIA 1224/2013 do MEC. Os documentos ficam armazenados na nuvem em um ambiente seguro e criptografado Conheça o Módulo Acervo Acadêmico e veja como ele pode beneficiar sua Instituição.

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Business Intelligence

O Módulo de BI Acadêmico (Business Inteligence) consolida os dados analíticos dos Módulos de Secretaria, Coordenação, Tesouraria em uma estrutura de ?DataWarehouse?, facilitando a criação de gráficos, relatórios e indicadores de desempenho da Instituição, além de simplificar a extração das informações exigidas pelo MEC/INEP.

Fornece um Painel de Controle (Dashboard) com Indicadores Educacionais e Financeiros, sobre o desempenho de alunos, professores e cursos, bem como avaliação do resultado econômico por unidade, nível de ensino, curso, turma, etc.

Permite ao gestor uma visão sintética e objetiva do desempenho da Instituição, apoiando a tomada de decisões gerenciais e estratégicas, simplificando o gerenciamento da instituição, eliminando controles paralelos, e reduzindo custos operacionais.

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